Kaizen

Kaizen adalah suatu filosofi dari Jepang yang memfokuskan diri pada pengembangan dan penyempurnaan secara terus menerus atau berkesinambungan dalam perusahaan bisnis. Kaizen melibatkan pemodal, karyawan dan manajer semua lini dalam perusahaan untuk pengembangan perusahaan ke arah yang lebih baik. Kaizen berasal dari Bahasa Jepang yaitu kai artinya perubahan dan zen artinya baik. Di Cina kaizen bernama gaishan di mana gai berarti perubahan / perbaikan dan shan berarti baik / benefit. Kaizen merupakan aktivitas harian yang pada prinsipnya memiliki dasar sebagai berikut:

1. Berorientasi pada proses dan hasil.

2. Berpikir secara sistematis pada seluruh proses.

3. Tidak menyalahkan, tetapi terus belajar dari kesalahan yang terjadi di lapangan.

Untuk ukuran Indonesia, teori ini mungkin akan agak sulit untuk diimplementasikan karena anggapan dan budaya kebanyakan orang yang nerimo saja dan juga mudah puas atas prestasi yang telah dicapai. Jarang ada karyawan atau buruh yang mau bekerja tambahan dengan memikirkan hal-hal tentang kemajuan perusahaan tanpa dibayar sepeserpun Istilah kaizen atau Just in Time ini kerap kali digunakan sebagai salah satu strategi perbaikan dalam manajemen kualitas dan alternative management yang selama ini didominasi oleh Negara barat dan Amerika, namun dalam perkembangannya system manajemen ini mendapat perhatian para analis manajemen setelah melihat perkembangan yang pesat ekonomi jepang yang kerap kali merepotkan hegemoni amerika dalam percaturan ekonomi global.

Fenomena pertumbuhan ekonomi jepang pasca PD II memberikan motivasi pembangunan kembali dari puing peperangan dan diutuslah seorang ahli survey AS yang bernama Dr. W. Edward Deming yang mencoba membantu Jepang untuk pembangunan kembali ekonomi Jepang sehingga konsep Deming mulai tahun 1970-an telah diterapkan oleh perusahaan Jepang yang terkenal dengan “14 kunci Dr. Deming” dan anehnya sukses penerapan konsep deming di industri jepang pemerintah AS baru tertarik pada konsep tersebut.

Namun konsep deming yang Kemudian lebih dikenal dengan konsep kaizen secara luas baru diperkenalkan oleh Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen : the key to Japan’s competitive success” (1986). Coba kesimpulan Europe Japan Centre tentang Kaizen Jepang yang mengungkapkan bahwa :

“Kaizen mengatakan kepada kita bahwa hanya dengn secara terus menrus tetap sadr dn membuat bertus-ratus ribu peningkatan kecil, maka dimungkinkan untuk menghasilkn barang dan jasa yang mutunya otentik sehingga memuaskan pelanggan. Cara paling mudah mencapainya adalah dengan keikutsertaan, motivasi dan peningkatan terus menerus dari masing-masing dan semua karyawan dalam organisasi. Keikutsertaan staf tergantung pada komintmen manajemen senior, strategi yang jelas dan ketabahan - karena kaizen bukan jalan pintas melainkan proses yang berjalan secara terus menerus untuk menciptakan hasil yang diinginkan”. (Cane, 1998:265)

Dengan pertumbuhan ekonomi Jepang berdampak pada dorongan negara Asia lainnya untuk terus mengejar ketertinggalannya, lalu bagaimana dengan Negara Indonesia sendiri yang terlihat malah semakin terpuruk pasca reformasi tahun 1999 bahkan untuk mengejar negeri jiran sekalipun terasa sangat berat sekali kunci keunggulan perusahaan jepang adalah sangat unggul dalam persaingan salah satu kemampuannya adalah menghilangkan pemborosan dan menghindari berbagai kesulitan sedangkan AS sebaliknya mengalami kesulitan dalam menghemat Sumber Daya Alam yang memang sangat melimpah bila dibandingkan Jepang sehingga istilah perbaikan mutu secara terus menerus (Just in time) tidak berlaku bagi manajemen Amerika tapi lebih cenderung just in case.

Kaizen atau perbaikan secara terus menerus selalu beriringan dengan Total Quality Management (TQM). Bahkan sebelum filosofi TQM ini terlaksana atau sebelum system mutu dapat dilaksanakan dalam suatu perusahaan maka filosofi ini tidak akan dapat dilaksanakan sehingga perbaikan secara terus menerus (Just in time) ini adalah usaha yang melekat pada filosofi TQM itu sendiri. Sehingga Kaizen bisa juga merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi yang memiliki ciri khas :

·       Berorientasi pada pelanggan.

·       Pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality Management)

·       Robotik

·       Gugus kendali mutu

·       System saran

·       Otomatisasi

·       Displin ditempat kerja

·       Pemeliharan produktiftas

·       Kanban

·       Penyempurnaan dan perbaikan mutu

·       Tepat waktu

·       Tanpa cacat

·       Kegiatan kelompok kecil

·       Hubungan kerjasama antara manajer dan karyawan

·       Pengembangan produk baru

Kunci Pelaksanaan Kaizen

Secara garis besar ada delapan kunci utama pelaksanaan just in time atau kaizen dalam kegiatan industri yaitu :

1. Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan pelanggan

Sistem kaizen bisanya menghasilkan produksi sesuai dengan pesanan pelanggan dengan sistem produksi tarik (pull system) yang dibantu dengan menggunakan kartu kanban.

2. Memproduksi dalam jumlah kecil (small lot size)

Ciri khas lain adalah memproduksi dalam jumlah kecil sesuai dengan permintaan pelanggan akan menghemat biaya dan sumber daya selain menghilangkan persedian barang dalam proses yang merupakan sejenis pemborosan yang dapat dihindari dengan menggunakan penjadwalan proses produksi selain itu juga menggunakan pola produksi campur merata (Heijunka) yang dimaksud heijunka adalah memproduksi bermacam-macam dalam satu lini produksi.

3. Menghilangkan pemborosan

Untuk menghindari pemborosan pada persediaan, pembelian dan penjadwalan dengan menggunakan sistem kartu kanban yang mendukung sistem produksi tarik, selain menghasilkan produksi dengan baik sejak awal yaitu pantang menerima, pantang memproses dan pantang menyerahkan produk cacat dengan bekerjasama dengan pemasok dengan persediaan yaitu mengurangi jumlah barang yang dating, menghilangkan persediaan penyangga, mengurangi biaya pembelian, memperbaiki penanganan bahan baku, tercapainy persediaan dalam jumlah kecil dan mendapatkan pemasok yang dapat dipercaya.

4. Memperbaiki aliran produksi

Penataan produksi dilakukan dengan berpedoman pada lima disiplin di tempat kerja yaitu 5-S yang antara lain :

• Seiri atau pemilahan yaitu disiplin ditempat kerja dengan cara melakukan pemisahan berbgai alat atau komponen ditempat masing-masing sehingga untuk mencarinya nanti bila diperlukan akan lebih mudah.
• Seiton atau penataan yaitu disiplin ditempat kerja dengan melakukan penyimpanan fungsional dan membuang waktu untuk mencari barang. Seiso atau pembersihan yaitu disiplin ditempt kerja dengan melakukan pembersihan sebagai pemeriksaan dan tingkat kebersihan.
• Seiketsu atau pemantapan/perawatan yaitu manajemen visual dan pemantpn 5-S seperti pemberian tanda, pengumuman, label, pengaturan kabel, kode, dsb.
• Shitsuke atau pembiasaan yaitu pembentukan kebiasaan dan tempat kerja yang berdisiplin.

5. Menyempurnakan kualitas produk

Salah satunya untuk menyempurnakan kualitas produk dengn melihat prinsip mnajemen yaitu memelihara pengendalian proses dan membuat semua orang bertanggungjawab terhadap tercapainya mutu, meningkatkan pndangan manajemen terhadap mutu, terpenuhinya pengendalian mutu produk dengn tegas, memberikan wewenang kepada karyawn untuk mengadkan pengendlin mutu produk, menghendaki koreksi terhadap cacat produk oleh karyawan, tercapainya inpeksi 100 % terhadap mutu produk dan tercpai komitmen terhadap pengedlin mutu jangka panjang.

6. Orang-orang yang tanggap

Penerapan Sistem Kaizen ini tidak lagi menggunakan pilar keuangan, pemasaran, SDM, tapi menggunakan lintas fungsi atau lintas disiplin sehingga seluruh karyawan harus menguasai seluruh bidang dalm perusahan sesuai dengan jenjang dan kedudukannya dan kesalahan dalam proses selalu ditandai dengan menyalanya lampu andon dan proses dihentikan dan seluruh karyawan terfokus pada perbaikan yang terkenal dengan istilh jidoka yaitu semua karyawn bertanggungjawab terhadap tercapaianya produk yang baik dan mencegah terjadinya kesalahan.

7. Menghilangkan ketidakpastian

Untuk menghilangkan ketidakpastian dengan pemasok dengan cara menjalin hubungan abadi dan memilki satu pemasok yang lokasinya berdekatan dengan perusahaan yang masih kerabat dengan pemilik perusahaan, sedang dalam proses produksi dengan cara menerapkan system produksi tarik dengan bantuan kartu kanban dan produksi campur merata (Heijunka)

8. Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang

Karakteristik pemeliharaan dengan berpegang pada kontrak jangka panjang, memperbaiki mutu, fleksibilitas dlm mengadakan pesnan barang, pemesanan dlam jumlah kecil yang dilakukan berkali-kali, mengadkan perbaikn secara terus menerus dan berkesinambungan.

Istilah lain yang bertujuan mengimbangi system kaizen ini adalah reengineering yaitu mengadakan perombakan proses bisnis secara total sampai keakar-akarnya dan system ini diciptakan Amerika untuk mengejar ketinggalannya dari Jepang yang pernah dibantu ekonominya, baru kalau perombakan ini telah dilakukan maka pemeliharaan dan peningkatan secara terus menerus dan berkesinambungan dapat dilaksanakan. Bisa juga menerapkan konsep benchmarking yaitu cara untuk mengadakan perbaikan dengan meniru praktek bisnis terbaik dikelasnya, baik untuk produksi, jasa maupun proses dan sistemnya.

Dampak positif Kaizen :

1. Setiap orang akan mampu menemukan masalah dengan cepat.

2. Setiap orang akam memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan.

3. Mendukung cara berfikir yang berorientasi proses.

4. Setiap orang berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan memdesak untuk diselesaikan.

5. Setiap orang akan berpartisipasi dalam  membangun sistem yang baru.

Negara Jepang itu secara geografis adalah negara yang sangat minim sumber daya alam. Jepang mempunyai area yang sangat terbatas. Daratannya, 80% berupa pegunungan dan tidak cukup untuk meningkatkan pertanian dan peternakan. Namun hal ini tidak menyurutkan mental dan tekad bangsa tersebut untuk maju dan bersaing untuk membuktikan bahwa negaranya layak menjadi lebih unggul daripada negara lain di dunia.

Karakteristik bangsa Jepang yang utama  adalah sikap dan mentalitas pekerja keras. Bagi mereka hidup adalah bekerja. Orang - orang Jepang sangat disiplin dan menaruh penghargaan yang sangat tinggi terhadap waktu. Orang Jepang sudah biasa bekerja 14 - 18 jam sehari, 94 - 126 jam seminggu. Selain itu membaca adalah kesukaan orang Jepang, jika kita melihat disepanjang jalan dan sudut kota di Jepang setiap orang sibuk dan asyik tenggelam dengan bacaannya dan  sangat suka belajar. Bagi mereka tiada waktu selain bekerja dan belajar.

Jepang laksana suatu negara “industri terapung” yang besar sekali, mengimpor bahan baku dari semua negara di dunia dan mengekspor barang jadinya. Saat ini Jepang menjadi raksasa ekonomi  nomor dua di dunia. Industri mobil Jepang bisa dikatakan telah merajai sebagian pasar jenis mobil sedan seperi merk Honda, Toyota, Mazda dan Suzuki, belum lagi  produk Jepang lainnya berupa peralatan elektronik seperti kita mengenal merk Sharp, Sony, Sanyo, Toshiba, Canon, dan sebagainya, serta produk kreatif dan inovatif lainnya seperti robot yang bisa membantu pekerjaan rumah tangga,  kacamata yang bisa melacak benda yang hilang, kereta listrik kecepatan super cepat JR-Maglev.

Salah satu kereta api tercepat dunia dengan kecepatan resmi, 581 km/jam (2003, Guiness World Record). Kereta api super cepat Jepang ini tidak berjalan pada relnya, tapi melayang, diatas relnya setinggi 10 cm.  Salah satu rahasia sukses terbesar bangsa Jepang adalah Kaizen. Kaizen (baca: kai-seng). Kai = merubah dan Zen = lebih baik. Pengertian Kaizen adalah peningkatan terus menerus / berkesinambungan (continous improvement) atau usaha perbaikan berkelanjutan untuk menjadi lebih baik dari kondisi sekarang. Konsep yang lahir di Jepang yang bermula karena pengalaman orang-orang Jepang belajar  pada perusahaan-perusahaan di Amerika yang setelah beberapa puluh tahun kemudian ternyata perusahaan Amerika tidak pernah melakukan perubahan atau pengembangan bagaimana perusahaan tersebut bekerja tetapi tetap persis sama dengan ketika berpuluh tahun yang lalu mereka ke sana pertama kali.

Bangsa Jepang yang telah membuktikan bahwa Kaizen mampu membangun kembali keterpurukan akibat kekalahan dalam Perang Dunia II. Jepang mampu membudayakan proses Kaizen, membuat segalanya semakin sempurna, menciptakan produk-produk industri unggulan, sehingga Jepang mampu membangun the whole of industry and business. Kekuatan baru ekonomi dan industri pasca PD II. Jepang menjadi bangsa yang sangat diperhitungkan dalam percaturan dunia karena peradaban yang sangat maju melalui penguasaan teknologi dan bidang perdagangan dunia. Kaizen dipopulerkan oleh Masaaki Imai (1986) melalui bukunya Gemba Kaizen.

Kaizen sebenarnya merupakan sebuah konsep atau mindset, agar orang selalu berpikir dan berusaha membuat lebih baik dari yang sudah ada, dengan melakukan pengamatan di tempat kerja atau Gemba. Kaizen dibagi menjadi 3 segmen, tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan, yaitu:

1.      Kaizen yang berorientasi pada Manajemen, memusatkan perhatiannya pada masalah logistik dan strategis yang terpenting dan memberikan momentum untuk mengejar kemajuan dan moral.

2.      Kaizen yang berorientasi pada Kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu, kelompok Jinshu Kansi/manajemen sukarela menggunakan alat statistik untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan dan menetapkan standar/prosedur baru.

3.      Kaizen yang berorientasi pada Individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, dimana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras.Sasaran utama dari Kaizen adalah menghilangkan pemborosan yang tidak memberikan nilai tambah produk/jasa dari perspektif konsumen. Pemborosan-pemborosan itu perlu dieliminir karena menimbulkan biaya-biaya yang menyebabkan berkurangnya profit.

Disamping itu konsumen tidak mau menanggung biaya-biaya yang tidak perlu tersebut.Kaizen dilakukan dengan melibatkan semua orang, mulai dari manajer sampai karyawan/karyawati pada level bawah, mengandalkan pengamatan di tempat kerja, dilakukan dengan biaya yang cukup murah, dan berhasil meningkatkan keunggulan bersaing produk di bidang mutu dan harga.

Selain itu, juga menanamkan mindset untuk selalu berpikir ke arah yang lebih baik, untuk selalu belajar dan memperbaiki diri. Kaizen berarti peningkatan dalam keahlian. Maksudnya kaizen itu erat sekali hubungannya dengan kesadaran akan pencarian masalah, kreativitas dan penciptaan ide, serta implementasinya. Kaizen berarti “Menyelesaikan Masalah”. Entah itu masalah yang ditemukan karena situasi, masalah yang digali, atau masalah yang diciptakan dengan sengaja. Tidak memiliki masalah juga berarti masalah itu sendiri. Bisa terjadi karena masalah tersebut tidak disadari, tidak bisa diramalkan, atau karena anggapan kalau dunia itu seperti mereka apa adanya (The frog inside the cage).

Point penting dalam proses penerapan Kaizen yaitu Konsep 3M (Muda, Mura, dan Muri). Konsep ini dibentuk untuk mengurangi kelelahan, meningkatkan mutu, mempersingkat waktu dan mengurangi atau efsiensi biaya. Dalam istilah Jepang, Muda diartikan sebagai mengurangi pemborosan, Mura diartikan sebagai mengurangi perbedaan dan Muri diartikan sebagai mengurangi ketegangan

Unsur-unsur Kaizen sendiri terangkum dalam paying Kaizen (Kaizen umbrella), yang terdiri atas : 

1.  Fokus pada pelanggan 

2.  Pengendalian kualitas terpadu (Total Quality Control) 

3.  Robotik 

4.  Gugus kendali mutu 

5.  Sistem saran

6.  Otomatisasi

7.  Disiplin di tempat kerja 

8.  Pemeliharaan produktivitas terpadu (Total Productive Maintenance)

9.  Kanban

10. Penyempurnaan kualitas

11. Tepat waktu (just in time)

12. Tanpa cacat (zero defect)

13. Aktivitas kelompok kecil

14. Hubungan kerjasama karyawan-manajemen

15. Pengembangan produk baru

Dalam Kaizen, manajemen puncak memegang peranan dan tanggung jawab untuk melakukan beberapa hal berikut :

1. Mengintroduksi Kaizen sebagai strategi perusahaan

2.Memberikan dukungan dan pengarahan untuk Kaizen dengan mengalokasikan sumber daya

3. Menetapkan kebijakan Kaizen dan sasaran fungsional silang

4. Merealisasikan sasaran Kaizen melalui penyebarluasan kebijakan dan audit

5. Membuat sistem, prosedur, dan struktur yang membantu Kaizen

Peranan manajemen madya dan staf adalah terlibat dan bertanggung jawab untuk :

1.Menyebarluaskan dan mengimplementasikan sasaran Kaizen sesuai pengarahan manajemen puncak melalui penyebarluasan kebijakan dan manajemen fungsional  silang

2.Mempergunakan Kaizen dalam kapabilitas fungsional

3.menetapkan, memelihara, dan meningkatkan standar

4.Mengusahakan agar karyawan sadar Kaizen melalui program latihan intensif

5.Membantu karyawan memperoleh ketrampilan dan alat pemecah masalah

Penyelia (supervisor) mempunyai peran  bertanggung jawab dalam :

1.Mempergunakan Kaizen dalam peranan fungsional

2.Memformulasikan rencana untuk Kaizen dan memberikan bimbingan kepada karyawan

3.Menyempurnakan komunikasi dengan karyawan dan mempertahankan moral tinggi

4.Mendukung aktivitas kelompok kecil (seperti gugus mutu) dan system saran individual

5.Mengintroduksi disiplin di tempat kerja

6.Memberikan saran Kaizen

Setiap karyawan memiliki tanggung jawab untuk :

1.Melibatkan diri dalam Kaizen melalui sistem saran dan aktivitas kelompok kecil

2.Mempraktikkan disiplin di tempat kerja

3.Melibatkan diri dalam pengembangan diri yang terus menerus supaya menjadi pemecah masalah yang lebih baik

4.Meningkatkan ketrampilan dan keahlian kinerja pekerjaan dengan pendidikan silang

5R Kaizen : Perbaikan Lingkungan Kerja dan Produktivitas Karyawan
Kaizen berasal dari bahasa Jepang "kai" yang artinya "perubahan" atau "perbaikan" dan "zen" yang artinya : "baik". Kaizen merupakan sistem pengambangan produktivitas, kualitas, teknologi, proses produksi, budaya kerja, keamanan kerja, dan kepemimpinan yang dilakukan terus menerus. Dengan 5R Kaizen, maka pekerja akan lebih nyaman, lebih efisien, lebih produktif, dan lebih sejahtera.

Salah satu metode perubahan dan perbaikan yang dilakukan banyak perusahaan adalah menerapkan 5S / 5R.

5S / 5R adalah cara untuk meningkatkan produktivitas dengan melakukan kegiatan menata tempat kerja. Karena lingkungan kerja yang nyaman, dan teratur, dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas yang tinggi di perusahaan.

Di Jepang, cara ini sudah menjadi budaya kerja dan dikenal dengan 5S, sedangkan di Indonesia disebut 5R, yaitu :

1. Seiri. = Ringkas

2. Seiton. = Rapi

3. Seiso. = Resik

4. Seiketsu = Rawat

5. Shitsuke = Rajin

5S / 5R diatas merupakan urutan dalam menata tempat kerja, yang merupakan tanggung jawab semua pekerja, mulai dari CEO sampai Cleaning Service. Setiap pekerja bertanggung jawab melakukan penataan tempat kerja kearah yang lebih baik, dan ini harus menjadi budaya perusahaan.

Seiri / Ringkas : Membuang barang barang yang tidak diperlukan, dan menyimpang barang yang diperlukan dengan cara tertentu agar mudah diakses ketika dibutuhkan.
Langkah langkah Ringkas :

1.      Cek barang di area kerja masing masing

2.      Tentukan kategori barang yang dibutuhkan dan tidak dibutuhkan

3.      Beri label merah utk barang yang tidak dibutuhkan.

4.      Siapkan tempat untuk membuang barang barang yang tidak dibutuhkan

5.      Secara berkala, buanglah barang barang berlabel merah ke tempat yang telah disiapkan

Seiton / Rapi : menyimpan barang sesuai dengan tempatnya. Kerapian adalah seberapa cepat kita menyimpan barang, dan seberapa cepat kita mengambilnya kembali ketika dibutuhkan.

Langkah-langkah Rapi :

1. Rancang metode penempatan barang yang diperlukan, sehingga mudah didapatkan kembali saat dibutuhkan

2. Tempatkan barang-barang yang diperlukan ke tempat yang telah dirancang dan disediakan.
3. Beri label / identifikasi untuk mempermudah penggunaan maupun pengembalian ke tempat semula

Seiso / Resik : membersihkan tempat kerja/lingkungan kerja, mesin/peralatan, dan barang-barang agar tidak terdapat debu dan kotoran. Kebersihan harus dilaksanakan dan dibiasakan oleh tiap karyawan.

Langkah-langkah Resik :

1. Sediakan sarana kebersihan

2. Pembersihan tempat kerja secara berkala.

3. Peremajaan tempat kerja.

4. Pelestarian Resik

Seiketsu / Rawat : mempertahankan hasil yang telah dicapai pada 3R sebelumnya dengan menstandarisasikannya.

Langkah Rawat :

1. Tetapkan standar kebersihan, penempatan, dan penataan

2. Komunikasikan ke setiap karyawan yang sedang bekerja di tempat kerja

Shitsuke / Rajin : terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk menjaga dan meningkatkan apa yang sudah dicapai. Rajin di tempat kerja berarti pengembangan kebiasaan positif di tempat kerja.

Langkah langkah melakukan Rajin :

1. Tentukan Target bersama

2. Teladan atasan

3. Komunikasi di lingkungan kerja

4. Kesempatan belajar

Manfaat 5S / 5R :

1. Lingkungan kerja lebih nyaman, aman, dan bekerja lebih cepat

2. Peningkatan produksi, tanpa menambah area kerja

3. Produktivitas SDM meningkat

4. Penghematan yang diperoleh dapat digunakan untuk meningkatkan kesejahteraan pekerja